Welkom op de website en ledenadministratie van de scoutsvereniging 156° FOS De Havik, een feitelijke vereniging onder de koepelorganisatie FOS Open Scouting VZW, en VZW Eenheidscomité De Havik, het steuncomité van de scoutsvereniging. Ons adres is Sportwegel 7, 9840 De Pinte. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we de persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken. Indien u verdere vragen heeft omtrent deze privacyverklaring, gelieve de eenheidsleiding (of voor comitéleden, de comitévoorzitter) te contacteren. Onze contactgegevens kan u hier steeds terugvinden: http://www.dehavik.be/contact/.
Waarom verwerken we uw gegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
-
Algemene ledenadministratie, waaronder het bijhouden van ons ledenbestand en het beheer van lidgelden en inschrijvingen voor en organiseren van activiteiten,
-
Verzekeringen,
-
Communicatie over onze activiteiten,
-
Het beheer van foto’s van onze activiteiten,
-
Het aanvragen van subsidies.
We verzenden geen reclame, maar gebruiken intensief e-mail om u op de hoogte te stellen van onze activiteiten. U kan altijd uw emailvoorkeur aanpassen in uw ledenfiche.
Welke gegevens verwerken we?
We verzamelen voornamelijk identificatiegegevens, contactgegevens, betaalgegevens en gegevens omtrent deelname aan onze activiteiten.
We kunnen ook gegevens verzamelen die nodig zijn voor een ongevalsaangifte aan onze verzekering.
Indien u of uw kind meegaat op een kamp, vragen we ook een medische fiche in te vullen.
In de twee laatste gevallen kunnen gezondheidsgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens verzameld worden en gebeurt dit steeds na uw uitdrukkelijke toestemming.
Hoe u uw persoonsgegevens kunt inzien, verbeteren of verwijderen
U kan uw gegevens bekijken en eventueel verbeteren of verwijderen via onze online-ledenadminstratie: http://www.dehavik.be/administratie, waar u meer informatie over het inloggen op het systeem vindt.
U kan ook de eenheidsleiding (of, voor comitéleden, de comité-voorzitter) contacteren. Onze contactgegevens kan u hier steeds terugvinden: http://www.dehavik.be/contact/ .
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
De toegang tot ons ledenbestand is gebaseerd op rollen. Dit houdt in dat de rechten tot toegang, wijziging en rapportering van gegevens in ons ledenbestand beperkt zijn tot de leid(st)ers en comitéleden die die gegevens nodig hebben voor het vervullen van hun taken binnen de eenheid of het comité. Zo heeft bijvoorbeeld de leiding van de bevers enkel toegang tot de gegevens van leden en leiding van de bevertak.
Met wie delen we uw gegevens?
Uw gegevens kunnen gedeeld worden met:
-
FOS Open Scouting vzw (www.fos.be), onze koepelorganisatie, met het oog op hun ledenadministratie en de verzekeringen (http://www.fosopenscouting.be/nl/administratie/verzekeringen ) waarvan wij gebruik maken;
-
Onze verzekeringsmaatschappijen, zoals de verzekeringsmakelaar Cornelis en Partners en de verzekeringsmaatschappij Arena;
-
Een arts of apotheek, indien u of uw kind op een activiteit of kamp (dringende) medische bijstand nodig heeft (u wordt steeds hiervan op de hoogte gebracht);
-
De jeugdverblijven waar we op kamp gaan, indien dit vereist wordt;
-
Het gemeentebestuur van De Pinte, bijvoorbeeld wanneer vereist bij het indienen van een subsidiedossier (bv. tegemoetkoming voor opleidingen);
-
Het Belgisch Staatsblad, indien u een bestuurder van VZW Eenheidscomité De Havik bent, zoals vereist door de VZW wetgeving.
Indien we gegevens met andere partijen delen, beperken we dit tot wat noodzakelijk is.
Het is ook mogelijk dat we foto’s van u of uw kind publiceren op onze website, onze Facebook-pagina en publicaties, met respect met de voorkeuren die u geselecteerd heeft op uw account pagina. Zulke foto’s zijn publiek toegankelijk. Indien u wenst dat we een foto verwijderen, gelieve de eenheidsleiding te contacteren.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij treffen passende organisatorische, technische en administratieve maatregelen om onder onze controle staande persoonsgegevens te beschermen. Helaas kan nooit worden gegarandeerd dat de verzending van gegevens via internet of de opslag van gegevens in een systeem 100% veilig is. Als u reden hebt om te geloven dat uw contacten met ons niet meer veilig zijn (bijvoorbeeld als u vindt dat de veiligheid van een account die u bij ons hebt in gevaar is gebracht), moet u het probleem onmiddellijk aan ons meedelen door contact met de eenheidsleiding op te nemen.
Doorgifte aan het buitenland
Het is mogelijk dat onze IT applicaties en elektronische opslag zich in een cloud-omgeving bevinden, waardoor uw gegevens mogelijks naar een land buiten de Europese Unie verzonden worden waar andere privacywetten gelden dan in België. In dit geval zullen we er voor zorgen dat gepaste beschermende (bv. contractuele) maatregelen getroffen worden, zoals vereist door de Belgische privacywetgeving.
Aanpassingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen in deze privacyverklaring worden van kracht wanneer we de herziene privacyverklaring op de site publiceren. Deze privacyverklaring is het laatst bijgewerkt op 1 september 2016.
